Ofiste zaman tasarrufu demek veriminizi arttırarak daha fazla kar etmek demek. Yani paradan tasarruf demek. İşleri zamanında bitirerek piyasalar için güvenilir bir sistem sahibi olmak demek. Ofiste zaman tasarrufu demek ayrıca işleri iş yerinde bitmiş halde tam paydos saatinde bırakamak, eve taşımayıp özel hayatına zaman ayırmak demek. Huzur ve rahatlık demek. Boş kalan zamanda da tasarruf edilen parayla yatırım demek; geliştirme demek.. Tabii ofisinizde zamandan tasarruf yapmak için çalışma ortamlarınızdaki veriminizi arttıracak önlemler almalısınız. Okuyacağınız bu yazıda kabaca maddeler halinde yayınlanacak olan tasarruf yöntemlerini ayrıca geniş açıklamalarıyla yayınlayacağız. Yazıyı okuduktan sonra lütfen ilgili tasarruf konularının detaylarını sitemizden bulunuz.
Ofiste, bir çalışma ortamında zamandan tasarruf yapmak için özellikle o işe uygun ortamın en ideal şekilde yaratılması gerekir. Uygun iklimlendirme, rahat çalışma ortamı, gerekli cihazlar ve yardımcı alet edevat ya da yazılım sağlanmalıdır. Ayrıca yine çalışma ortamının sözkonusu işe göre ergonomik şekilde düzenlenmesi gerekir. Bunlar sağlandıktan sonra çalışanların yaptıkları iş bölümüne göre eğitilmeleri sağlanmalıdır. Ortam ve cihazları en verimli şekilde kullanmak hem para hem de zamandan tasarruf sağlayacaktır. Ayrıca bu eğitim teknik bilgilerin ötesinde çalışanların sağlıklarını da içermelidir. Bu şıkları maddeler halinde yazarsak:
Bilgisayar genel kullanımını öğrenirken mouse ve klavye konusunda da eğitim alın: Hemen her çeşit programda az veya çok mouse ve klavye kullanımı vardır. Özellikle yoğun mouse klavye çalışması gereken programlarda seri olarak kullanım çok büyük önem kazanacaktır.
Bunun için mouse kullanıyorsanız mouse imleç hızını arttırabilir veya yüksek dpi’lı hassas mouse oyun mouse’larından satın alabilirsiniz.
Klavye kullanımı için 10 parmak kurslara katılabilirsiniz. Hem hız hem de sağlık açısından büyük kazanç sağlayabilirsiniz.
Pekçok program mouse ve klavyenin ortak kullanımını gerektirir. Özellikle çizim programları gibi programlarda mouse’a destek olarak mutlaka kısayol tuşlarını ezberleyin. Mouse ile yapacağınızdan çok daha kısa sürede ara işleri yerine getirebilirsiniz.
İşyerinize ve sektörünüze en uygun programları tespit ederek edinin: İster ücretli ister freeware denilen ücresiz tipte olsun mutlaka işinize ve sektörünüze en uyumlu programları öğrenin. Bildiğiniz program ilk etapta kolay gelebilir ama uzun vadede uyum ve verim sorunları ile karşılaşmanız muhtemeldir. Kısa bir bocalama dönemini göze alıp uygun programlara geçmek en iyi tasarruf yöntemidir.
Bilgisayar ve destek cihazlarını seçerken dikkat edin: Çoğu zaman ya bilgisizlikten, ya bilinçsizlikten, ya da satıcıların yanlış yönlendrmeleri sonucu gereksiz veya yetersiz ürünlerle karşı karşıya kalınabilir. Bu tür cihazları herhangibir satıcıdan değil , işiniz ile ilgili profesyonel eğitim veya program da satan uzmanlaşmış satıcılardan alın.
Mailleriniz için spam tutucu kullanıp zamandan tasarruf edin: Gereksiz mailler her ay saatlerce iş gücü kaybına neden oluyor. Bu tür maillerin virüs benzeri zararlı yazılım içermeleri bir yana sadece zaman olarak bile büyük kayıplara neden oluyorlar.
Viürs programları kullanın: Günümüzde tümüyle izolasyonlu bir ortamda bir birlgisayarla çalışmak neredeyse imkansız. Hiçbir siteye bağlanmasınız bile tek başına internet bağlantısı virüs ve zararlı yazılımların makinenize girmesi için yeterli. İnternetiniz yoksa onlarca makinadan sonra sizin bilgisayarınızı ziyaret edecek bir flash bellek de aynı işi görebilir. Her zaman hazırlıklı olmak için en iyi programı edinip sürekli güncel kalmasını sağlayın.
Bilgisayar ve çevre birimleri için düzenli bakım hizmeti satın alın: siz ne kadar dikkat etseniz; korumaya çalışsanız bile kullandığınız cihazlar zararlı yazılım ve bulunduğunuz ortamdaki toz gibi nedenlerle sizi yarı yolda bırakmaya mağillidirler. Çöken bir pc, yanan bir harddisk gibi hergün karşılaşabileceğiniz olaylardan olabildiğince uzak durmak ve dolayısıyla hem para hem de zamandan tasarruf etmek için düzenli profesyonel bakım hizmeti alın. Başınıza geldiğinde çoğu kez bu tür hizmetlerin maaliyetine göre çok daha büyük bir zaman ve para maaliyeti ile karşılaşabilirsiniz.
Düzenli yedek alın: Bilgisayarlardaki bilgilerin kaybolmasını önlemek için mutlaka düzenli yedek alın. Harddiskler bu konuda en kritik cihazlardır ve hala belli bir güvenlik düzeyine erişebilmiş değiller. Bu yüzden bozulmasa bile 3 senede bir yeni bir harddiske geçmek, bu süreden önce ise herhangibir şekilde bad sektör oluşan harddiski terketmek yapılacak en iyi iştir.
Bilgisayar işlerinizi zamanlayın: Olmadık yerde çalışan programlar, internet alışverişinizi tıkayan büyük mailler, tüm sistemi yavaşlatan downlaodlar size zaman kaybı işkenceleri yaşatırlar. Bu tür sorunlardan korunmak için bu işlemleri daha uygun zamanlara programlayın. Hemen her türlü program ve işlem için bu tür ayarlar vardır. Öğrenin; uygulayın ve zamandan tasarruf edin.
Mesajlaşma zamanınızı düzeleyerek zaman tasarrufu yapın: günümüzde en büyük zaman kayıplarından birisini mesajlaşma maaliyetleri oluşturmakta. Tümüyle uzak durmak veya yasaklamak iyi bir çözüm olmadığından çalışanların iş ve arkadaş hesaplarının ayrı ayrı kullanması zaman kayıplarını minimuma indirecektir.
Bilgisayarlarınızın işletim sistemlerini optimize edin: Çoğu zaman kurumlardan sonra işletim sistemleri hatta iş programları kişiye ve işe göre kişiselleştirilmezler. Ofis içi uyumluluk için şeklen kişiselleştirme uygun olmasa da sadece preformans konusundaki ayarlarla verim arttırılabilir. Makinanızdaki gereksiz sistemlerin kapatılması, kulanılmayan programların silinmesi makina performansına etki ederek size zaman tasarrufu kazandıracaktır.
Teknolojiyi takip edin: Sitemizde yayınlanan zaman ve para tasarrufu sağlayan ürünleri izleyin. Uygun olanları iş yeirinize tedarik edin. Teknoloji her geçen gün yenilenmekte ve avantaj sağlayacak yeni ürünler çıkmakta.
Şablonlarla zaman kazanın: Yazışma mail gibi rutin işlerinizde zaman tasarrufu sağlayacak şablonlar hazırlayın. Her seferinde aynı düzeni hazırlamak yerine klavuz şablonlar sizin yerinize bu işi yapsın.
Rutin ödeme işlerinizi otomatik olarak yaptırın: Artık bütün bankalar her çeşit ödemenin otomatik olarak yapılmasına destek veriyor. Fatura peşinden koşmak yerine zamandan tasarruf yapıp bankalar aracılığıyla işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Üstelik bunu online yaparak çok büyük zaman kazanabilirsiniz.
Çalışma ortamını kurarken çalışanların psikolojisine odaklanın: Çalışanlar için ne izlenme etkisi yaratacak kadar açık ne de iletişimi ve gruptan kopararak çalışma düzenini bozacak yerleşim şekilleri uygun olmayacaktır. Verimli bir çalışan size para ve zaman tasarrufu sağlayacaktır.
Renkleri doğru seçin: Çalışma ortamınızda psikolojiyi etkileyecek en önemli unsurlardan biri de renk kullanımıdır. Duvar ve eşyalardaki renklerin dilini öğrenip mesleğe göre en uygun ve şık ortamlar yaratılabilir. Renk seçimleri doğru olursa fazla rahat veya aşırı dinamik; acıktıran renklerden uzak durarak dengeli bir ortam yaratabilirsiniz.
Klimatizasyona dikkat edin: Aşırı sıcak ya da soğuk çalışma performansını doğal olarak etkileyecektir. Verimi arttırarak zamandan ve paradan tasarruf etmek için en uygun soğutma ve ısıtma ortamını sağlayın.
Ulaşım için haberleri izleyin: Ulaşım haberlerini takip ederek uygun güzergahları tespit ederek seyahat sürenizden tasarruf edin.
Haberler kaynaklarınızı optimize edin: Gazete internet televizyon derken haberleri öğrenirken büyük miktarda zaman harcanıyor. Bu zamanın çoğu da işimize yaramayacak gereksiz bilgilerle harcanıyor. Bu süreyi azaltmak için sizi ilgilendirecek güncel haberleri toplayarak sunan çeşitli ajanslar var. Tabii belli ücret karşılığında. Ancak bu ajanslara üye olamıyorsanız basit internet servisleri veya küçük ücretsiz yazılımlar ile bu işi otomatik olarak önünüze getirebilirsiniz. Çeşitli rss kaynaklarını tarıyan servis veya programlardan bir tane edinin zamandan tasarruf yapın.
İş yaptırdığınız firmaların destek hizmetlerini kullanın: Ürün tanıtımı, kargolama ihtiyaçları, baskı hizmetleri, yiyecek tedariki gibi konularda firmaların büronuza ücretsiz lojistik hizmet vermesini sağlayın. Bu şekilde sizin veya diğer çalışanların zamanını boşa harcamamış olursunuz. Bu tür firmaların zaten bu işler için ayrılmış çalışanları ve düzenleri vardır. Sizden daha ekonomik ve hızlı sonuç alabilirler. Bu şekilde genel anlamda verimlilik artar ve tasarruf sağlanır.